こんばんは！
ReazonHDビジュアル・コミュニケーションユニットの植原です。
今回は多くの方にとっては当たり前でかつ実践されている内容かと思います。
…が、わかってはいるものの実はあまり実践できてない、そもそも意識がなかった...といった人向けの内容になりますので、よろしければ是非最後までお付き合い下さい♪
1. もう会議は怖くない！～アジェンダと議事録を使いこなそう～
仕事において、会議は避けて通れないものです。でも、会議って本当に難しいですよね。
「時間ばかりかかって、何も決まらない…」
「結局、誰が何をやるんだっけ…？」
そんな悩みをお持ちのあなたへ。会議をスムーズに進め、成果を最大化するための秘訣、 それは アジェンダと議事録 を使いこなすことです！
なぜアジェンダと議事録が重要なの？
アジェンダと議事録は、会議を成功へと導くための必須アイテムです。
アジェンダ は、会議の羅針盤🧭。事前に議論する内容を明確にすることで、参加者全員が共通認識を持ち、議論が脱線するのを防ぎます。
議事録 は、会議の記録係📝。決定事項や今後のアクションプランを明確にすることで、会議後の行動を促し、成果に繋げます。
2. アジェンダをマスターしよう！
アジェンダは、単なる議題リストではありません。会議を成功させるための戦略的なツールです。
アジェンダさえしっかり作成されていれば、議事録には議論内容、決定事項、ネクストアクションを追加するだけです。
（アジェンダ7割、議事録3割といったところでしょうか？）
アジェンダの主な構成要素
アジェンダを作成する上で記載しておいた方が良い内容をまとめました。
是非参考にしてみて下さい。
◆会議の目的を書きましょう！
・何を達成したい会議なのか？が伝わるように記載しましょう。
・前提を書いておくとなお良いです。
例）〇〇のデザイン方針の決定、および承認を取ることを目的とします。
◆議題は具体性を持って
・具体的にどんなテーマを議論するのか？が記載されていれば議論をよりイメージしやすいです。
例）〇〇のデザイン方針を決定するための方向性は〇〇となっており、これらを基準に議論を進めます。
◆各議題の所要時間は大丈夫？
・会議の時間は有限なので、各議題の所要時間を記載しておくと進めやすいです。
◆事前の準備が決め手
・参加者は事前に何を準備しておくべきか？その場で考えてはなかなか厳しい...
例）方向性は記載の通りとなっているため、事前に検討をお願いします。
◆配布資料は準備する？
・必要な資料はしっかり準備しておこう
アジェンダ作成のポイント
◆具体的に書こう
・「〇〇について議論」ではなく、「〇〇の課題解決策について議論」のように具体的に。
◆優先順位は大事
・重要な議題を先に進めましょう。
◆時間配分を意識して
・議題にかける時間を決めて、時間内に議論をまとめましょう。
・まとまらない場合のケースも決まっているとより良いです。
◆事前共有はOK？
・会議前に参加者にアジェンダを共有し、目を通しておいてもらうことで会議をスムーズに進められる。
3. 議事録を極めよう！
議事録は、会議の記録であると同時に、未来への道標でもあります。
議事録の構成要素
議事録の構成は以下の通りですが、基本的にはアジェンダをベースにする形でOKです。
◆会議の内容を書こう
・何の会議だったのか
・どんな内容だったか
◆日時は抑えておこう
・いつ開催されたのか？は確実に抑えておきましょう。
◆参加者
・誰が会議に参加していたのかを明確にしておけば、あとで確認するときに便利です。
◆議題
・どんな議題に対してどんな議論されたのかを記載しましょう。
◆議論の内容
・各議題について、どんな議論がされたのか？要点をまとめておくと見やすくなります。
◆決定事項
・最重要！決定された内容は必ず記載しておきましょう。
◆ネクストアクション
・重要。次の行動は何か？誰がいつまでに何をするのか？は必ず記載しておくと良いです。
◆次回の予定
・次回会議はいつ、誰が何を準備するのか？定例であっても次回の確認をしておくことをお勧めします。
議事録作成のポイント
◆正確に記録する
・事実を客観的に、正確に記録します。
◆簡潔にまとめる
・大事！要点を絞り、分かりやすく簡潔に書きましょう。
◆決定事項を明確にする
・超大事！決定事項は箇条書きなどを使って明確にしましょう。
◆アクションプランを具体的にする
・誰が、いつまでに、何をするのかを具体的に書いておきましょう。
◆速やかに共有する
・会議後、なるべく早く参加者に議事録を共有しましょう。
まとめ. アジェンダと議事録で会議を進化させよう！
アジェンダと議事録を効果的に活用することで、会議は単なる「報告の場」から「創造の場」へと進化します。
◆議論の質向上
・事前に議題を共有することで、参加者は事前に準備ができ、より深い議論が可能になります。
◆意思決定の迅速化
・議論の焦点が明確になるため、意思決定がスムーズになります。
◆行動の促進
・決定事項とアクションプランが明確になることで、参加者の責任感が高まり、行動が促進されます。
◆情報共有の効率化
・議事録を共有することで、参加者全員が同じ情報を共有できます。
◆組織全体の活性化
・会議の効率化は、組織全体の生産性向上に繋がります。
アジェンダと議事録を有効活用し、有益な会議の実施で仕事における最高の成果を上げましょう！